Permanence téléphonique : pourquoi externaliser son service client ?

À l’heure actuelle, la permanence téléphonique est un service essentiel dont ne peuvent plus se passer les entreprises si elles souhaitent être concurrentielles dans leur secteur d’activité. En plus d’améliorer l’image, elle apporte moult avantages pour les établissements professionnels qui choisissent de l’xternaliser. Pour en savoir davantage, vous découvrirez dans ce billet pourquoi autant d’entreprises choisissent l’outsourcing comme solution.

Un accueil professionnel et chaleureux

La permanence téléphonique est un concept qui a pour objectif de répondre aux attentes de la clientèle qui contacte l’entreprise par téléphone. De ce fait, c’est la première interaction que les consommateurs auront auprès de votre compagnie. Elle se doit donc d’être irréprochable pour ne pas renvoyer une image négative.

Le choix de l’externalisation est donc une solution judicieuse, puisque les agents qui y sont employés ont suivi au préalable des formations. En conséquence, ils maîtrisent parfaitement les bases et les techniques à utiliser pour obtenir un échange courtois et chaleureux avec la clientèle.

Un gain d’argent

Lors de la mise en place d’une permanence téléphonique, l’aspect financier est un argument de poids dans le choix de l’organisation à adopter. Une mise en place en interne reviendrait à s’imposer les charges suivantes :

• les campagnes de recrutement ;
• les salaires et les charges patronales ;
• les heures supplémentaires et les congés payés ;
• les différentes indemnités ;
• et l’achat des matériels pour la mise en place du parc informatique.

Vous l’aurez compris, internaliser cette opération reviendrait extrêmement cher aux entreprises qui décident d’opter pour ce mode d’organisation. Cependant, déléguer et confier la permanence téléphonique à une société spécialisée dans le domaine vous permettra de vous affranchir de toutes ces contraintes financières et de profiter d’une solution clé en main.

Un gain de temps

Embaucher plusieurs personnes pour assurer une permanence téléphonique implique, en plus d’un investissement financier, un investissement en temps pour l’employeur : recrutement, management, formation, rémunération, organisation, communication, contrôle…

Cela demande de l’énergie et du temps. Quant à demander aux employés actuels de répondre au téléphone, c’est les parasiter d’une tâche qui n’est pas la leur. Et c’est sous-estimer l’importance de la fonction de standardiste, qui demande des compétences particulières.

En externalisant sa permanence téléphonique, l’entreprise gagne du temps et n’en gaspille plus. Elle fait appel aux services de professionnels réactifs, de téléopérateurs capables de recevoir, filtrer et traiter tous les appels téléphoniques de l’entreprise. Le service fourni comprend le service rendu, mais également tous les aspects liés à la gestion et au suivi des opérateurs à distance.

Un gain en qualité

Dans le cadre de la permanence téléphonique, il s’avère que l’accueil téléphonique d’une entreprise est essentiel en matière d’image et de relations commerciales. Il va sans dire que la qualité du service joue un rôle clé dans l’image d’une entreprise. Garantir la qualité de l’accueil téléphonique est un métier. Et c’est le rôle des entreprises spécialisées dans le télésecrétariat et les hotlines.

Les employés qui y travaillent sont formés professionnellement pour savoir écouter, parler et être réceptifs. Ils savent s’adapter rapidement et parfaitement à une entreprise cliente, quelles que soient sa taille et son activité. Que ce soit dans le domaine médical ou juridique, aussi bien que de l’artisanal ou de l’industriel… Les téléopérateurs ont une expertise dans le traitement des appels téléphoniques, ainsi qu’une attitude qui leur permet de rester polis dans toutes les situations.

Un gain de flexibilité

Faire appel à une société spécialisée dans la permanence téléphonique permet de se dérober des problèmes et obligations courantes. En outre, pour répondre à chaque instant aux besoins, les téléopérateurs ou les télésecrétaires sont mobilisés chaque heure pour assurer une continuité du service.

De plus, les entreprises clientes ne sont ni touchées, ni désorganisées par les absences, les retards ou les congés. Aussi, si un collaborateur est déjà en appel, d’autres pourront prendre le relais. Pour ces raisons, la permanence téléphonique mérite amplement son titre : aucune interruption !