7 juillet 2022

Comment choisir la date idéale pour votre événement ?

Par Gaston

Ce serait tout aussi bien, si nous pouvions vous fournir une liste de dates d’événements parfaites. Vous comprenez probablement que ça ne marche pas comme ça. Organiser une réunion du réseau des commerçants le jeudi ou le vendredi soir (soirée des soldes) demande peu de participation, alors que c’est un excellent moment pour une fête du personnel dans un cabinet d’expertise comptable. Comment déterminez-vous la date la plus appropriée?

Quelle est l’importance d’un bon rendez-vous?

Si l’objectif de votre réunion d’affaires est une participation suffisante, la date et l’heure sont importantes. Vous voulez suffisamment d’inscriptions pour diffuser votre message auprès de votre groupe cible, réduire les coûts, obtenir plus de publicité ou simplement avoir une activité amusante ensemble. En plus de la date, la participation est également liée à la communication d’une date à l’heure, à un programme attrayant et à des invitations personnelles qui aident à éviter les no-shows.

Pensez à 5 facteurs déterminants

Avant de fixer une date, il est bon de considérer quelques points. Cela vous permet de faire des considérations pour chaque situation afin d’arriver à la date la plus idéale. Bien sûr, vous ne pouvez pas contrôler un changement climatique ou une épidémie de grippe. Organiser, c’est oser prendre des risques. A notre avis, ces 5 facteurs sont déterminants pour le choix de la date :

  1. Les participants ou invités
  2. Périodes de vacances et jours fériés
  3. Des jours et des heures qui peuvent être délicats
  4. Influence des saisons
  5. Autres événements

Lisez avec ce que vous devriez penser spécifiquement.

1. Qui sont vos participants ou invités ?

Vos participants ou invités sont le facteur le plus important dans le choix de la meilleure date pour votre événement. Lorsque vous pensez à des relations d’affaires, vous pensez généralement à un jour de semaine. Pour une journée en famille avec vos employés, un samedi s’impose comme une évidence. Outre vos participants, la disponibilité des intervenants, artistes ou VIP qui ouvriront ou assisteront à votre événement est également déterminante. Vérifiez leurs calendriers dès que vous avez une date en tête.

2. Périodes de vacances et jours fériés

Les périodes de vacances et les jours fériés sont toujours dangereux. A moins que le lundi de Pentecôte ou les vacances de Noël ne soient le moment idéal pour une journée familiale ou associative. Pour les rendez-vous d’affaires, je déconseille tous les jours fériés et aussi les jours juste avant ou après. Pensez au vendredi après le jour de l’Ascension et au lundi ou mardi après une période de vacances d’été. Ensuite, il y a de fortes chances que les gens prennent un congé supplémentaire ou remettent les choses en ordre et ne veulent certainement pas quitter la maison.

3. Autres jours ou moments difficiles

Certains jours ou horaires ne conviennent pas du tout à certains groupes cibles. En général, les lundis ne sont pas populaires pour les événements professionnels. Après le week-end, vous avez souvent envie de commencer la semaine de travail dans l’entreprise. Pour beaucoup, le vendredi est un jour pour se débarrasser du travail ou prendre un jour de congé. Les mardis et jeudis sont toujours bons. En principe aussi le mercredi, mais demandez-vous s’il y a beaucoup de travailleurs à temps partiel parmi votre groupe cible qui peuvent alors avoir leur jour de congé. Les festivals et les journées de relations où les familles sont les bienvenues sont mieux planifiés un samedi.

4. Influence des saisons

La période idéale de l’année n’est que relative. Non seulement en hiver, vous courez le risque d’une participation plus faible en raison des embouteillages ou des avertissements de code rouge. Une activité de plein air peut également pleuvoir à la mi-juin. Et une vague de chaleur est tout autant une raison de décrocher pour de nombreuses personnes. Sauf si vous choisissez judicieusement l’emplacement et l’activité.

5. Autres événements

Lors de la planification d’un événement d’entreprise, vous ne voulez pas être en concurrence avec d’autres organisations ayant le même public cible. Vous pouvez vérifier cela dans les journaux des syndicats. Mais pensez aussi plus large. Vos participants potentiels peuvent également être intéressés à suivre la Coupe du monde de football ou ne pas être intéressés par un team building sur mesure.